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『kintone』による顧客&案件管理の運用方法とは?(その2)

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    前回に引き続き、『kintone』による顧客&案件管理の運用方法についての説明を続けたいと思います。(非常に反響を頂きましたので)

    3)案件管理アプリの運用イメージ

    前回説明した顧客管理アプリとは別に案件管理用のアプリを作成する必要があります。

    フォーム設定画面1

    前回もご覧頂いた設定画面で説明したいと思いますが、
    顧客情報に関する項目は、顧客情報アプリのデータをルックアップするような設定を施します。
    (左メニューに「ルックアップ」というデータ型がありますよね)

    結果、案件情報の入力画面はこんな感じにすることができます。

    案件情報登録画面

    ちなみに、データを参照する場合は、入力欄から部分一致で候補を抽出し、一覧から選択することが可能です。
    そうしますと、入力欄がグレーにマスクされている項目に参照されたデータがセットされます。
    ここでは、製品名についても単価と合わせ参照できるよう設定してあります。
    なお、「合計」欄は「単価」×「ユーザー数」で自動算出されるような設定にしてます。

    案件情報一覧画面

    案件情報を登録すると、上記の一覧画面に戻ります。
    こちらも、顧客情報アプリと同様、表示させる項目を幾つかのパターンで表示できるよう設定可能です。

    活動履歴管理機能

    また以下のように、案件情報に営業活動などの繰り返し情報(履歴)を残すことも可能です。

    コメント入力機能

    加えて、上司部下間のコメントやり取りについても簡易的に利用可能ですが、開発者いわく、『いいね』ボタンのような機能追加も検討中とのこと。
    ちなみに、情報の更新やコメント入力時に決まったルールで通知する機能もあります。

    4)レポート機能

    レポート機能としては非常にシンプルなものですが、複雑すぎてエンジニアに都度依頼しないと利用できないツールに比べると、ITに疎い年配マネージャーでも慣れればすぐに使いこなせると思います。
    日々のマネジメントにおいては、2〜3程度のテンプレートで十分かと思いますので、一度作成したレポートを保存しておいて、選択肢から一発表示させることも当然可能です。

    レポート機能(設定画面)

    元データは適当なもので集計してますが、案件の確度(ここではA,B,C)と受注予定日(月表示)を分類項目に、受注金額の縦棒グラフで表示させたレポートはこんな感じで確認できます。(慣れれば、この程度のレポートは1〜2分で作成可能ですね)

    レポート機能(見込み管理)

    最後に、
    サイボウズ社が独自に打ち出している『ファストシステム』は、ファストフードやファストファッションになぞらえて、低価格かつ短時間に導入・利用できるPaaSとして提供開始されたサービスです。
    私は別にサイボウズ社の回し者ではないですし、むしろ競合となる会社に属してきた身ですので、あくまでも顧客基点で考えて参考になる情報は発信していきたいと考えてます。

    勿論、ITツールの導入・活用支援については、ご要件を伺いお見積もり致します。

    経営者や責任者によっては、ITツールの料金面だけ気にされている方も多くいらっしゃいますが、一番忘れてはならないのは、システムに向かって情報を入力したり、引き出したり(検索・参照)する利用者の工数(時間)です。積み上げていくと莫大なコストになります。
    これらの投資が無駄にならないよう、マネジメントのあり方から一緒に考えて設定・運用に落とし込む私たちのようなプロにご相談頂くのが宜しいかと思います。

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