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御社のメールフォーム、セキュリティ対策は万全ですか!?

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    殆どのホームページに設置されている「お問い合わせフォーム」などのメールフォームですが、個人情報を預ける重要な窓口でありながら、意外と神経を使っていない企業が多いものです。

    メールフォームを利用するメリットとしては、

    ◎受信用のメールアドレスを非公開にできる
    ◎スパムメールを防ぎやすい
    ◎必要な情報を入力項目として明示できる
    ◎入力ミスなどを低減できる
    ◎返信メールなどを自動化できる

    などが挙げられますが、「お問い合わせフォーム」以外にも「資料請求フォーム」や「セミナー申込みフォーム」など、多岐にわたって利用されています。

    ところが、これらのフォームから送信されるメールをOutlookなど一般的なメーラーで受信している場合も多く、個人情報が記載されたメールは情報漏洩の脅威にも晒されると同時に、メールの転送などによりデータは分散化されてしまう傾向にあります。

    また、顧客情報を管理しようとExcelやAccessなどのオフィスソフトを利用する場合、コピー&ペースト等の作業に手間が掛かり、作業ミスの可能性も考慮すると情報管理・共有のボトルネックになっているケースも少なくないようです。

    そこで、企業としてのリスク対策含めて考えたいのが、SSL対応のフォーム作成機能と連携するデータベース管理機能を有したシステムの導入です。

    下図は、必要なシステムの導入前後(Before-After)を比較した簡単なイメージ図です。

    ビフォアアフター

    導入前では、上記で指摘した問題が見て取れるかと思いますが、導入後ではフォームからのメール通知がない代わりに、SSLで暗号化されたデータがネットを介してセキュアな環境にあるデータベースに格納されていきます。

    データベースですので、主キーをメールアドレスに設定することで、名寄せ管理も可能となり、少なくとも問い合わせや資料請求などのデータが複数のPCに分散されることもなくなります。

    また、迷惑メール防止法の改正により対応が必須となったパーミッション(配信同意)の管理にも適応可能です。(詳細は別途ブログでも紹介します)
    一元化したデータを活用するという意味でも、CRM(Customer Relationship Management)としても使えるITツールが理想ではありますが、高額な利用料が発生するとなれば、時期尚早と判断されることも多いかと思います。

    無料のメールフォーム利用サービスも幾つか存在しますが、その多くがSSL対応でなかったり、SSL対応の場合でもサーバーからのメール通知が暗号化されていなければ同じことになります。また、入力項目数に制限があったり、広告表示があったりと、ある程度の企業規模だと利用しにくい側面もあります。

    そこで、機能に妥協することなく無料のITツールを利用されたい方(企業)には、シナジーマーケティング社が昨年の秋に提供を開始しているSynergy!360を紹介しておきたいと思います。
    ※2013年7月時点で、上記無償版の提供は終了しております。

    Synergy!360

    BtoC向けには無料ビジネスが増えつつありますが、BtoB向けに使用期限無しに無料で利用できるツールをクラウド(SaaS)で提供しているベンダーは非常に少ないかと思います。

    しかしながら、重要な情報を預けるシステムゆえ、『安かろう、悪かろう』でセキュリティに懸念があれば問題です。
    こちらに関しては、シナジーマーケティング社が2005年より提供しているSynergy!の導入実績(2012年4月末時点で3,500件以上)やセキュリティ対策の内容を確認してご判断頂く必要がありますが、情報漏洩事件の大半が内部漏洩(社員の持ち出し等)であることを考えると、単に社外でのデータ管理に問題を感じるのはやや時代遅れの感もあります。
    (先日のファーストサーバ事件は別問題ですが・・)

    さて、無料で使えるITツールの存在は知って頂きましたが、利用・活用するのはやはり「人」ですので、社内のリソースが不足している、あるいはWebに強い担当者が不在ということであれば、弊社にて導入サポートを行うことが可能です。気軽にご相談ください!

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